随着学校办学规模的扩大和办学实力的增强，向市场购买各类大宗物资和服务外包的活动越来越频繁、金额越来越大，其特点是持续采购、量大、项目多，范围涉广。
学校采购活动主要包括两部分，即政府集中采购部分和按照政策规定由学校自行采购部分。目前学校承担自行采购任务较多的单位是资产、基建、后勤、图书、教务等职能部门以及产业等经济独立核算单位。由于学校还没有针对自行采购部分作出具体和清晰的规定，使得自行采购活动存在着制度上的模糊和缺失，可能给学校带来直接的法律和经济风险。
一、
关于制度缺失的思考
目前学校自行采购活动可遵照执行的法律法规政策主要有《政府采购法》《山东省政府采购管理办法》《山东省政府向社会力量购买服务办法》等，这些法律法规政策对政府采购过程作了比较具体的规定，在政府采购层面上基本能满足要求，但在学校自行采购活动中就难以覆盖整个采购过程，经常出现由于无法直接引用而产生不同程度的制度空白、模糊和不确定性。虽然学校也制定了针对采购管理的制度，但是在采购机构的成立和运作、权限的授予、采购方式的确定和标的验收等方面缺乏规范、有效、系统的制度，采购活动存在着极大的安全隐患。
二、
关于设立采购工作机构的思考
由于学校需求的多样性、持续采购、涉及范围广等特点，经过多年的实践，学校部分职能部门或单位或多或少承担一定数量的自行采购任务。通常情况下，由职能部门或单位为某一个采购项目而临时成立采购工作小组，但采购工作小组没有得到学校清晰的制度许可；组成人员的选择存在着较大的随意性，没有通过制度明确其拥有的职责和权限；一般情况下在确定供应商后就解散了，一旦出现问题，很难分清责任和及时弥补。
另外，学校自行采购的项目种类较多，情况差异也比较大，在制作采购文件时除了要注意基本的要求、格式、内容外，还应该注意在关键条款上区分和清晰、准确表达不同项目具体的、专业的要求。但现实中，在公告、报名、投标文件制定、澄清、修改、合同签订和采购保证金的退还等环节上存在较大的随意性；采购文件和合同内容不一致，一些重要的、关键性的条款和标的性能指标以及数据、单位的不相符。特别部分专业性较强的仪器设备，计划采购的标的与实际要求有差距，文件中所设标的指标过于超前或落后、没能将所有指标和匹配性考虑进去，使得招标采购会变成技术指标论证会，这是造成部分仪器设备使用率不高的原因之一。
三、
关于采购标的验收的思考
采购评审确定了供应商，经过合同签订、履行后，标的的验收就成为了保证采购活动顺利完成的关键环节。采购标的的验收使用是采购活动追求的结果，是否满足要求决定了采购活动的准确、有效性，实践中这一环节虽然认识上没有问题，但实际操作上却不尽符合要求。通常是校内使用单位和监察审计采购部门一起进行标的的验收，一般不会邀请社会上专业检测机构、专家来进行验收。对标的的技术性能、质量上的验收效果得不到保证。这些情况的发生的原因是缺乏制度的有效控制和由此产生的规则意识的淡薄。
另外，对采购活动过程中的一系列行为进行准确、完整、清晰的记录是保证采购行为依法规范进行的基础，是保证采购质量、查找问题的依据。但实践中主要存在的问题有：记录不完整、缺乏参与人员签名和领导审批签名、标识不清、分散保管、丢失，没有一个严格的规范要求。由于没有制度的刚性要求，采购活动的规范、完整记录在实践中是经常被疏忽的一个环节。
